Bei der Entscheidung, ob ein Maschinenersatzteil (MET) erforderlich ist und neu angelegt werden soll, spielen u. a. Wiederbeschaffungszeit, Ausfallverhalten, Ausfallfolgen, Preis und die Anzahl der im Einsatz befindlichen Komponenten eine Rolle.
Zur Prüfung dieser Faktoren existierte eine Bewertungsvorgabe, die jedoch flächendeckend nicht immer einheitlich von allen Akteuren angewendet wurde. In der Folge wurden zunächst nur Grunddaten des MET eingegeben und dann von den jeweiligen Instandhaltungsleitern entschieden, ob das MET tatsächlich erforderlich ist und neu angelegt werden soll.
Um den Gesamtprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie die Entscheidungen zu vereinfachen, wurde eine Checkliste in den Workflow des Festlegungsprozesses integriert. Wer ein MET neu anlegt, wird durch diese Checkliste von Anfang an bei der Dateneingabe unterstützt. Auch die grundsätzlichen Entscheidungskriterien für eine Neuanlage sind darin berücksichtigt. Diese sind
Je nach Ausprägung und Kombination dieser Merkmale gibt es eine konkrete Vorgabe zu Anlage und Lagerhaltung.
Zu berücksichtigen ist auch, ob die Betrachtung für komplexe Baugruppen oder einzelne Komponenten durchgeführt wird. Die Anlage und Bevorratung von Baugruppen reduziert Wechselzeiten und erhöht die Bestandswerte. Die Betrachtung einzelner Komponenten hingegen reduziert die Bestandswerte, verlängert jedoch u. U. die Reparaturzeiten.