DSTS-Workshop

Moderator Jörg Bahlow von der Beratungsfirma GITTA mbH markierte den Fußboden in der Mitte des Raumes. „So! Das ist die Produktion! Jetzt stellen wir uns alle entsprechend unseres normalen Jobs auf. Je näher der an der Produktion ist, desto näher stellen wir uns an die Markierung!” Nach dieser Aufwärmübung komplimentierte Bahlow die Produktionsleitung, die sich eh schon weit entfernt von der Markierung aufgestellt hatte, endgültig hinaus.

Dreizehn DuBayer aus allen Bereichen der Organisation trafen sich am 30. Januar 2019 im DuPont-Trainingsraum A, um, moderiert von den APRODI-Experten Beate Schlink, Alexander Bendel und Jörg Bahlow über Kommunikation zu sprechen.

Gemäß Susan Mohrmans DSTS-Modell ging es bei diesem Workshop insbesondere um das Thema Bedarfsklärung. Die damit verbundene »Erhebungsphase« hatte bereits im Vorfeld durch Interviews und Gespräche mit den Kollegen auf der Nachtschicht begonnen. Jetzt standen die drei Phasen »Mapping des Netzwerkes«, »Analyse der Berührungspunkte« und »Varianzanalyse« im Fokus.

»Akteurslandkarte« nannten die Experten das Ergebnis von Phase 1 des Workshops. Aus Sicht unterschiedlicher Beteiligter wurde geklärt, wer eigentlich mit wem kommuniziert. Es entstand tatsächlich eine umfassende Darstellung des Netzwerkes, aus unterschiedlichen Perspektiven wie der des Schicht-Teams, der Instandhaltung, der Führungskräfte oder der Tagesorganisation.

Anschließend, in Phase 2, sammelten die Teilnehmer Berührungspunkte der Kommunikation wie Schichtübergabe, Produktionsplanung, Koordination von Aktionspunkten, Information über Neuigkeiten, Administration in den Schwerpunkten oder Berichterstattung zu den Schichten. Kleine Teams bewerteten dann jeden der Berührungspunkte hinsichtlich Inhalt, beteiligter Personen und verwendeter Instrumente. Nach dieser Ist-Aufnahme kam schließlich der kreative Teil. Unter der Fragestellung »Wie soll es zukünftig laufen?« entwickelten die Kollegen in Phase 3, der Varianzanalyse, eine Fülle von Ideen. So schlugen sie vor, einen Blog mit Chat und FAQs zur kollegialen Beratung bei Wartungen und Reparaturen zu erstellen. Außerdem könnten die anstehenden Reparaturen in der Anlage und ihre Dringlichkeit mittels eines Ampelsystems dargestellt werden. Ein Elektronisches Schichtbuch würde die betriebliche Kommunikation erheblich verbessern. Die Digitalisierung vom Betriebsrundenkontrolle und Produktfreigabe würde die Prozesse vereinfachen und besser nachvollziehbar machen.

Gezielte, auf betroffenen Personenkreis abgestimmte elektronische Information zu geänderten Prozeduren würde die E-Mail-Flut eindämmen. Ein neues Werkzeug zur Verwaltung von Maßnahmen böte die Möglichkeit, dass die Verantwortlichen der ihnen zugewiesenen Aktion zustimmen.

Das Einrichten eines »Umfrage-Tools« wurde angeregt, um für Schwerpunkt- Entscheidungen hohe Transparenz und Beteiligung zu erreichen. Ein »News-Ticker« erschien sinnvoll, um bei Änderungen auf dem neuesten Stand zu sein, ohne noch eine weitere E-Mail lesen zu müssen. IT-Fachmann Nils Voss hat jetzt genug Material, um den DuBay-SharePoint einzurichten.

Aber: Wichtig war allen Beteiligten das Beibehalten der gut funktionierenden »analogen« Systeme, also der persönlichen Kommunikation von Mensch zu Mensch.