Betriebliche Orientierung
„Es gibt kein Meeting mehr, wo nachgefragt wird, was gut läuft und was schlecht”, war wohl die hintergründigste der zahlreichen Antworten auf die Frage „Woran werden wir merken, dass es besser wird?”
APRODI-Projektleiter Mark Thönis hatte im Oktober 2017 in einer groß angelegten Befragungsaktion alle vier Schicht-Teams und die Kollegen der Instandhaltung in einzelnen Workshops zur IT-Situation der DuBay befragt. Die Wissenschaftler und Berater im APRODI-Team hatten dazu einen kleinen Satz an Fragen ausgearbeitet:
- Was läuft gut? Welche Rolle spielen digitale/papierlose Tools dabei?
- Was ist schwierig? Worüber ärgern wir uns?
- Woran werden wir merken, dass es besser wird?
- Was sollten wir unbedingt beibehalten?
Da die IT-Systeme bei der DuBay für viele ein ständiges Ärgernis sind, war es nicht so einfach, positive Beispiele zu finden. Doch die Kollegen, die seit fünfzehn Jahren geduldig schon viele Befragungen dieser Art hinter sich gebracht haben, fand auch hier einiges. Ertragreicher war natürlich die Ausbeute auf die Frage nach den Schwierigkeiten und Ärgernissen.
Besonders häufig wurden die zahlreichen Medienbrüche genannt, die sich trotz der vielgerühmten Digitalisierung der DuBay in der überall präsenten Zettelwirtschaft bemerkbar machen: Mit dem Logistikpartner wird immer noch per Fax kommuniziert, Checklisten, Freigabedokumente, zahlreiche betriebliche Formulare für Rohstoffe und Fertigprodukte, alles auf Papier.
Dass jeder prinzipiell Zugriff auf einen Rechner habe, sei ja schön und gut, so die Rückmeldung. Aber was sind das für Rechner? Uralt, elend langsam, unzuverlässig.
Ein besonderes Manko sei der Schichtbericht. Am Markt gebe es vernetzte Systeme, in denen sich per Drop-Down-Menü einzelne Anlagenteile, über die was zu berichten sei, auswählen ließen. So entstünde automatisch eine Anlagenhistorie für betriebliche und Instandhaltungsmaßnahmen. Dezentral könne an vielen Stellen etwas eingetragen werden. Und bei der DuBay? Ein simples Word-Dokument, täglich neu erstellt, sämtliche Daten würden händisch eingetragen und zwar nur von einer Person; es gebe keine Suchfunktion, inhaltlich gebe er nichts her und auch die Kommunikationsprozesse rund um den Bericht ließen zu wünschen übrig.
Und natürlich wieder das Thema E-Mails: „Die diversen Anwendungen spammen uns mit automatischen E-Mails zu, viel zu viele Informationen, wobei nicht klar ist, welche für uns wichtig sind.”
Und woran würde man nun merken, dass es besser wird? Außer daran, dass es keine Befragungs-Meetings mehr gibt?
Es gebe weniger Papierkram und mehr automatisierte Abläufe: „Es müssen nicht mehr dieselben Daten mehrfach händisch eingegeben werden.” Und außerdem weniger E-Mails; das E-Mail-Postfach sei leerer, dadurch würden wieder alle Mails gelesen. „Alle Infos für die persönliche Arbeit sind vorhanden und an der richtigen Stelle; schneller, gezielter, keine Info geht verloren; jeder fühlt sich gut informiert, für jeden persönlich liegen die wesentlichen Informationen vor”, heißt es im Protokoll, und: „Keine Zeitverschwendung, schneller Zugriff, kein Suchen”, außerdem „kein Frust, funktionierende IT-Systeme, kein Zusatzaufwand”. Mit wenigen Klicks stünden alle relevanten Informationen zur Verfügung, durch mehr Übersichtlichkeit und bessere Darstellung.
Interessant übrigens, dass auf die Frage „Was sollten wir unbedingt beibehalten?” mehrfach der Hinweis auf die gut funktionierende persönliche Kommunikation in betrieblichen Regelbesprechungen und beim informellen unmittelbaren Austausch von Mensch zu Mensch kam.
