Start des Projektes bei der DuBay

Mark Thönis, bei DuBay verantwortlich für das APRODI-Projekt, war gut vorbereitet. Die Agenda stand. Er hatte alles mit Jörg Bahlow von der Firma GITTA aus Berlin abgesprochen. Die vier Experten, außer Bahlow sein Kollege Sebastian Roth sowie Sebastian Terstegen vom ifaa in Düsseldorf und Erich Latniak vom IAQ in Duisburg, waren früh am Morgen des 27. Juni 2017 angereist und hatten mit Thönis den Ablauf des Auftakt-Workshops abgesprochen.

Im Verlaufe des Vormittags mussten sich die Teilnehmer, seitens DuBay neben Thönis IT-Techniker Ralf Koch, Anlagenfahrer Maik Hegenbart, der für das Personalwesen verantwortliche Oliver Thönis und Produktionsleiter Friedrich Müller, erst einmal beschnuppern. Jörg Bahlow stellte dazu die Ziele des APRODI-Projektes vor. »Innovations- und Ratiopotenziale digitaler Technologien erschließen und Handlungsmöglichkeiten der Beschäftigten erweitern, Reibungsverluste bei Einführung unter Nutzung verringern sowie Kompetenzen von Mitarbeitern ergänzen und weiterentwickeln«, schrieb er ans Flip-Chart. Das war noch ziemlich abstrakt für die Vertreter des Betriebs. Auch die Vorstellung des »PAGIMO«-Modells zur Planung und Umsetzung von Veränderungsprozessen brachte noch nicht den rechten Schwung in die Veranstaltung.

Erst die Diskussion der Ausgangslage der DuBay brachte den Austausch in Gang. Ein Hauptproblem bestehe in den E-Mails als Hauptkommunikationsmittel. „E-Mails sind ein notwendiges Übel”, meinte einer der Teilnehmer. „Notwendig deswegen, weil sie das einzige Kommunikationsmittel sind, das wir haben. Übel, weil sie oft völlig ungefiltert an einen großen Personenkreis gehen, obwohl sie nur wenige wirklich interessieren.” Anwendungen zur Überarbeitung von Prozeduren, zu Durchführung von Schulungen und Gefährdungsbeurteilungen sowie zur Überwachung der Rechtssicherheit erzeugten außerdem automatisch jede Menge Erinnerungs-E-Mails.

Wünschenswert sei ein zentrales IT-Tool für gezielte anwenderorientierte Information, automatische Selektion der Informationen, zur Erinnerungen an Aktivitäten und Maßnahmen sowie als zentrale Dokumentation. Im Protokoll dokumentiert wurde als wichtige Frage: „Wie gelangen die wichtigen Infos zum richtigen Zeitpunkt an die betroffene Person?”

Aber nicht nur inhaltlich, sondern auch organisatorisch mussten sich die Teilnehmer zusammenraufen. Schon zu diesem frühen Zeitpunkt stand die spannende Frage ausreichender Ressourcen im Mittelpunkt. Das Projektteam war schnell besetzt mit dem Produktionsleiter, zwei weiteren Führungskräften, einem IT-Experten und zwei Anlagenfahrern. Doch reichte das aus, um ein Projekt dieser Art im schon gut ausgelasteten betrieblichen Alltag auch umzusetzen? Diese Frage wird das DuBay-APRODI-Projekt während der gesamten Laufzeit begleiten.

Um organisatorische und inhaltliche Aspekte eines solchen Programmes zusammenfassend darzustellen, hat sich bei der DuBay eine so genannte Charter bewährt. Die Teilnehmer entschieden, dass die DuBay-Vertreter im Nachlauf des Workshops eine solche Charter formulieren.

In dieser Charter würden sie dann als Ziele »Einbeziehen der Schicht-Teams – Effizientere Kommunikation« und »Digitalisierung – Auswirkung auf Menschen und Unternehmenskultur« beschrieben. Dazu kämen außerdem die einzelnen Aufgaben zum Erreichen dieser Ziele, entscheidende Erfolgsfaktoren (auch hier unter anderem »Ausreichende Verfügbarkeit von Ressourcen, insbesondere Personal, für Vorbereitung und Durchführung des Projektes«), die Besetzung und Selbstorganisation des Projektteams sowie Randbedingungen und Vorgaben des DuBay-Managements.

Doch wie sollte es nun konkret weitergehen? Nach einigem Hin und Her einigte man sich darauf, mit den DuBay-Teams bis zum Herbst 2017 eine Bestandsaufnahme zum Thema Kommunikation mittels Workshops durchzuführen. Die externen Berater würden dafür ein Konzept erarbeiten, die DuBayer es umsetzen.