Mit der Digitalisierung befasste sich die DuBay-Organisation schon lange vor dem Projekt APRODI. Die Digitalisierung der Kommunikation – Stichwort »Collaboration« – steht seit jeher im Fokus, als ein früherer Geschäftsführer fragte: „Wollen wir nicht Mal etwas modernere Kommunikationstools als E-Mail hier einführen?” Bei Fortbildungen und Vorträgen informierten sich Kollegen, aber die Entwicklung der Digitalisierung bei der DuBay kam nie so Recht in Gang. Die Prioritäten lagen immer an anderen Stellen. Im Rahmen des RKW-Arbeitskreises „Kompetente Arbeitssysteme” und des darin entwickelten APRODI-Projektes zum Thema Digitalisierung und Industrie 4.0 ergab sich die Möglichkeit, dieses Thema gezielter, konkreter und mit Unterstützung der wissenschaftlichen Experten zu bearbeiten. Friedrich Müller: „In der damaligen Situation war es wirklich eine gute Chance. Mithilfe eines solchen Verbundprojektes könnte es vielleicht was werden, was sich vorher immer nur dahin geschleppt hatte.” Neben der finanziellen Förderung durch das Bundesforschungsministerium bestand ein großer Nutzen darin, praktische Erfahrungen zu sammeln und sozusagen ein Forum zur Verfügung zu haben, in dem sich die DuBay mit Experten, mit Wissenschaftlern und mit anderen Unternehmen austauschen konnte. Nach der anfänglichen Zuversicht trat bei Friedrich Müller schnell eine gewisse Ernüchterung ein, denn offensichtlich genügte es nicht einfach von den Projektpartnern unterstützt zu werden, sondern es mussten auch betriebsintern gewisse Voraussetzungen vorhanden sein, um die mit dem Projekt verbundene Zielsetzung auch erreichen zu können. „Wir hatten einen guten Start, wir hatten gute Ideen, wir hatten gute Leute und konnten auch gewisse Ergebnisse erzielen. Aber wir sind nicht so weit gekommen, wie wir es uns gewünscht hätten”, resümiert Friedrich Müller.
Das im Projekt APRODI verfolgte Ziel der DuBay war es, zumindest eine Prototyp-Anwendung eines digitalen Kommunikationsmittels mit beispielsweise Blogs, Foren und anderen Austauschmöglichkeiten im Unternehmen auf breiter Basis zu nutzen. »Auf breiter Basis« bedeutet in diesem Fall, dass ein Großteil der Belegschaft dieses Kommunikationsmittel im betrieblichen Alltag regelmäßig anwendet und einsetzt. Dies ist leider zum Zeitpunkt des Projektendes nicht der Fall. Friedrich Müller fasst die Ergebnisse wie folgt zusammen: „Wir haben ein Sharepoint-System installiert , das die Plattform für unsere digitale Kommunikation darstellt. Wir haben prototypische Anwendungsfunktionen installiert und im kleineren Rahmen erprobt, wie unter anderem ein Ticketsystem und eine Aktionsdatenbank, in der wir sämtliche Maßnahmen an unseren Anlagen und in unseren Prozessen organisieren und dokumentieren.” Neben diesen schon im Rahmen des Projekts implementierten Anwendungen soll des Weiteren das Verbesserungsmanagement über die Sharepoint-Plattform organisiert werden, indem alle Verbesserungsideen transparent im Sharepoint dargestellt werden. Es wird versucht, einen flexibleren Schichtbericht einzuführen. Diese Pilot-Anwendungen existieren schon zum Teil als Konzept, teilweise stehen sie kurz vor der Implementierung. Es sollen Erfahrungen gesammelt werden, wie die DuBay-Beschäftigten damit umgehen, die Anwendungen handhaben und sich beteiligen können. Friedrich Müller betont zudem: „Wir haben auch Methoden und Werkzeuge kennengelernt, um solche Anwendungen zu testen und zu bewerten – ich möchte da nur die Daumenregeln erwähnen, die ich sehr hilfreich finde. Also wir haben ein Instrumentarium an die Hand bekommen und wir haben einen Versuchsaufbau umgesetzt. Aber wir sind gerade erst am Anfang der Reise.”
Die Kommunikationsplattform und die begonnenen Tests und Erprobungen sollen weiterentwickelt und fortgeführt werden – gegebenenfalls auch ohne Unterstützung durch ein Verbundprojekt wie APRODI. Zunächst sollen aber Maßnahmen im Bereich der Reorganisation erfolgen. Insbesondere soll der IT-Bereich durch entsprechende Fachleute verstärkt werden. „Zum Glück hatten wir zuletzt Fortschritte gemacht. Wir haben unsere Geschäftsführung überzeugen können, dass wir zusätzliches Personal brauchen. Wir haben einen Einstellungsprozess gestartet. Wir suchen hier und jetzt konkret nach einem weiteren Kollegen, der uns unterstützen kann. Wir arbeiten außerdem an Unterstützungen durch Vertragsfirmen, erstmal ganz generell im IT-Bereich, um uns flexibler zu machen – auch für Projekte. Und wir suchen auch Expertise zum Thema Sharepoint, damit unser Sharepoint-Experte, den wir auch im Hause haben, nämlich Nils Voss, nicht ganz allein auf weiter Flur steht.”
Neben personeller Verstärkung in der IT ist es für die DuBay wichtig, die gesamte Organisation an den Entwicklungen und Veränderungen breiter zu beteiligen. Es entstand die Idee, sogenannte Power-User in die Entwicklung einzubeziehen – also nicht IT-Fachleute, sondern Beschäftigte aus den verschiedenen Fachbereichen mit ihrer jeweiligen Expertise. Auch in solchen Projekten wie APRODI sollen zukünftig mehr DuBay-Beschäftigte mitwirken. „Der Anspruch der DuBay ist eigentlich, größere Projektteams aufzubauen, um die Projektaufgabe auf ein solides Fundament zu setzen. Unser betriebliches APRODI-Teilprojekt hatten wir von einem relativ kleinen Team aus drei bis vier Leuten bearbeitet. Es wäre wahrscheinlich besser gewesen, wenn wir unserem Anspruch auch in diesem Projekt gerecht geworden wären und ein größeres Projektteam erstellt hätten. Zudem wäre es vorteilhaft gewesen, nicht nur mich als Produktionsleiter dabei zu haben, sondern auch den Geschäftsführer stärker in das Projekt einzubeziehen”, so Friedrich Müller.
Die Zusammenarbeit mit den Forschungspartnern des Verbundprojekts APRODI gab immer wieder wichtige Impulse für die DuBay. Beispielsweise die schon erwähnten Daumenregeln, mit denen die DuBay-Experten ohne groß angelegte »Feldversuche« die entwickelte Software bewerten konnten, Inputs zum Thema »agiles Projektmanagement«, in deren Rahmen von den Forschungspartnern ein separater Workshop durchgeführt wurde, oder die zentralen DSTS-Workshops stellten wichtige Lernerfahrung für die Projektbeteiligten bei der DuBay dar und vermittelten neue Erkenntnisse über Methoden und Vorgehensweisen.
Die Lessons Learned fasst Friedrich Müller wie folgt zusammen: