Aller Anfang ist schwer. Zwei Monate waren seit dem großen Workshop vergangen. Nils Voss, seit September 2018 als IT-Experte für das APRODI-Projekt eingestellt, stellte dem Betriebsteam, bestehend aus DuBayern, Forschern und Beratern, am 28. März 2019 den Arbeitsstand des ersten Prototyps vor.
Die DuBay hatte sich für Microsoft SharePoint als digitale Kommunikationsplattform entschieden. Der Grund war vergleichsweise trivial: Die DuBay nutzt diese Software schon seit vielen Jahren zur Verwaltung von Dokumenten, ist also sowohl von Anwender- als auch von Administratorenseite damit grundsätzlich vertraut. Ein wichtiger Grund für die Einstellung von Nils Voss war seine Ausbildung und Erfahrung in der Gestaltung von SharePoint als Verwaltungs- und Kommunikationswerkzeug.
Dreh- und Angelpunkt des Werkzeugs soll natürlich die Startseite werden. Ihre Inhalte und Struktur sollen mit gemeinsam mit den Nutzern erarbeitet werden. Sie ist dynamisch anpass- und erweiterbar. „Sogar eine von jedem Nutzer individuell gestaltete Startseite ist möglich”, so Nils Voss.
Hier könnten auch eine Kachel »offene Maßnahmen«, der Hinweis auf neue oder geänderte Anweisungen und News platziert werden. Damit wäre ein erster Schritt zum Verzicht auf E-Mails getan. Wichtig ist natürlich, dass jeder die SharePoint-Startseite grundsätzlich aufruft, wenn er sich im DuBay-System anmeldet.
Das gilt auch für den Umgang mit Schulungen. Jeder DuBayer muss regelmäßig Online-Schulungen durchführen, die er mit einem Test abschießt. Prinzipiell ist es möglich, die Schulungs-Software in den SharePoint einzubinden, damit der Anwender jederzeit einen Überblick über anstehende Schulungen und die entsprechenden Unterlagen hat. Auch hier lassen sich E-Mails einsparen.
An dieser Stelle kam dem Betriebsteam eine inhaltliche Erweiterung des Schulungssystems in den Sinn: Die Einrichtung eines separaten Unterabschnitts für Tutorials zur Nutzung von SharePoint.
Doch nicht nur Ideen tauschte das Team aus. Ganz konkret wurde es bei einer ersten Anwendung im SharePoint. Unter dem Thema »IT-Service« hatte Nils Voss eine »Ticketfunktion« eingerichtet. Jeder, der eine Bitte an die IT-Abteilung hat, kann diesen Service nutzen. Eine Filterfunktion vereinfacht die Suche nach eigenen und offenen Tickets, der Workflow-Status ist mit Farben unterlegt.
Außerdem hatten APRODI-Leiter Mark Thönis und Nils Voss im SharePoint Foren für den Austausch von Ideen, sowie Blogs als Werkzeug für Diskussionen zu kontroversen Themen eingerichtet. Hier sah das Betriebsteam allerdings noch den Bedarf, zu klären, was ein Blog oder Forum überhaupt ist und wie man dazwischen abgrenzt. Außerdem sollten die DuBayer prüfen, ob ein Moderator für die Nutzung dieser Werkzeuge erforderlich ist, der auf die Einhaltung zuvor festgelegter Nutzungsregeln achtet.
Doch wie kann man diese Prototypen in der Praxis testen? Bei DuBay hat sich für solche Zwecke eine Vorgehensweise bewährt, die tatsächlich als »Test« bezeichnet wird. In einer temporären Prozedur wird diese Vorgehensweise beschrieben, egal ob man etwas Technisches oder etwas Organisatorisches herausfinden will. Mark Thönis entschied sich also, einen »Test« zum Ausprobieren der Prototypen im SharePoint zu schreiben. Rund 15 Mitarbeiter, die Beteiligten des Workshops am 30. Januar 2019 und damit schon mit der Materie befasst, sollten bei diesem Test mitmachen. Die Idee war, die Testpersonen dadurch zu motivieren, dass sie das Privileg haben, als erste ganz vorne an der Entwicklungsfront dabei zu sein.
Nach Freischalten der Testpersonen sollen diese die Möglichkeit haben, das Ticketsystem auszuprobieren und in einem Forum ihre Meinung dazu zurückzumelden. Außerdem sollten sie die Foren auch zur Rückmeldung anderer Probleme und Schwierigkeiten nutzen. Mark Thönis wird den Test durch Informationsveranstaltungen einleiten.