Team-Workshops zur detaillierten Bestandsaufnahme werden in der Regel nach dem Einsatz anderer Methoden zur Bestandsaufnahme gezielt durchgeführt, um das Verständnis zu vertiefen.
Ziel ist es, bereits vorhandene Situations- und Problembeschreibungen aus konkreten Unternehmensbereichen oder Prozessen zu vertiefen und diese durch die Einbeziehung der Mitarbeitenden und ihrer Kenntnisse auf eine breitere Grundlage zu stellen. Dies trägt zu einer Klärung der Anforderungen bei und sichert eine einheitliche, abgestimmte Arbeitsperspektive für spätere konkrete Digitalisierungsaktivitäten.
Team-Workshops werden von Beschäftigten geplant, durchgeführt und ausgewertet, die den betrieblichen Ist-Zustand im Rahmen von Projekten erheben und analysieren. Dies sind meist Mitglieder des Kern- oder Projektteams Digitalisierung. Es können jedoch auch Unternehmensexterne einbezogen sein, wie in APRODI die Forschenden aus den beteiligten Instituten. Die Teilnehmenden des Team-Workshops stammen aus Unternehmensbereichen, in denen eine Digitalisierungsmaßnahme geplant ist oder in denen Einsatzmöglichkeiten der Digitalisierung untersucht werden.
Die Team-Workshops zur Bestandsaufnahme können vielfältig gestaltet und eingesetzt werden. Im Folgenden wird eine mögliche Umsetzung anhand eines Beispiels vorgestellt. Die Vorgehensweise wurde im Vorfeld der Workshops gemeinsam mit den betrieblichen Verantwortlichen entwickelt.
Im betrieblichen APRODI-Projekt sollte eine bessere Information und schichtübergreifende Kommunikation im Unternehmen erreicht und durch ein geeignetes technisches System sowie eine verbesserte Datenstruktur unterstützt werden. Deshalb standen in den Workshops Probleme mit dem Informationsfluss und der innerbetrieblichen Kommunikation im Mittelpunkt. Dazu gab es bereits eine Reihe von konkreten Beobachtungen sowie Verbesserungsansätze seitens des Projektteams.
Um diese Ansätze auf eine robuste Grundlage zu stellen, wurden in den Workshops nach einer allgemeinen Information zu Rahmen, Sinn und Zweck der Vorgehensweise vier Fragen von den Teilnehmenden bearbeitet:
In zwei Arbeitsschritten – zuerst die Fragen 1 und 2, dann 3 und 4 – haben jeweils zwei bis drei Mitarbeitende diese Fragen in sogenannten Murmelgruppen bearbeitet: Sie wurden gebeten, zu jeder Frage ihre Punkte etwa zehn Minuten lang zu sammeln, miteinander zu besprechen und festzuhalten. Dann wurden die gesammelten Aspekte von allen Gruppen nacheinander vorgestellt, die Ergebnisse visualisiert und dokumentiert. Dies kann zum Beispiel mit Karten und Pinnwänden oder über Beamer in einer Tabelle erfolgen. Am Ende der auf insgesamt 90 Minuten angesetzten Workshops wurde nach Vollständigkeit der erarbeiteten Punkte gefragt und noch Raum für die Diskussion einzelner Aspekte gegeben. Die Ergebnisse aus den Workshops mit den unterschiedlichen Teams wurden anschließend zusammengefasst und für die weitere Projektplanung genutzt.
Die Fragen folgten ursprünglich der Logik einer SWOT-Analyse (strengths – weaknesses – opportunities – threats) im Strategieprozess, sind aber nach den Vorbesprechungen im Projektteam im zweiten Schritt konkreter auf mögliche Ziel- und Erfolgsindikatoren sowie auf erhaltungswürdige Muster oder Routinen in der Organisation ausgerichtet worden. Gerade unter der Perspektive arbeitsorientierter Gestaltung von IT-Systemen oder -Tools ist es notwendig, die unterstützenden Routinen oder Ressourcen im Arbeitsprozess zu erhalten. Die Team-Workshops erbrachten hierfür mithilfe der vorbereiteten Fragen zusätzliche wichtige Informationen.
Die Befragung der Beschäftigten in diesen Workshops ergab eine Vertiefung der Detailkenntnisse des Projektteams über Stärken und Probleme mit der Kommunikation und der IT im Unternehmen. Einerseits wurde eine Reihe vorher vermuteter Probleme bestätigt. Andererseits wurde die Liste um neue Aspekte ergänzt. Überraschend für das Betriebsteam waren die von den Beschäftigten als positiv bewerteten Punkte. Neben den Schichtübergabe-Gesprächen zählten hierzu auch mehrere in den Vorjahren eingeführte Tools, die von befragten Beschäftigten zunächst eher mit Skepsis gesehen worden waren, dann aber in den Team-Workshops als unbedingt erhaltenswert eingestuft wurden.