Szenario-Workshop
Was ist das?
Mit der Methode des Szenario-Workshops ist es möglich, in einem partizipativen Prozess die für den betrieblichen Digitalisierungsprozess und seine Gestaltung relevanten Zukunftsvorstellungen der Beteiligten Schritt für Schritt zu erkunden und die unterschiedlichen dabei zu Tage tretenden Zukunftsprojektionen zu plausibel erscheinenden Zukunftsszenarien, zu verknüpfen.
Was soll erreicht werden?
Im Allgemeinen wird die Szenario-Technik in Strategieprozessen eingesetzt, um für ein definiertes Gestaltungsfeld plausibel mittel- bis langfristig „Zukünfte” zu erfinden und dadurch die Grundlage für die heute und in näherer Zukunft zu treffenden strategischen Entscheidungen zu verbessern. In der Planung, Realisierung und Koordination/Steuerung digitaler Innovationen in Industrieunternehmen beziehungsweise in deren Standorten, Geschäftsbereichen etc. kann die Szenariotechnik in Form des hier beschriebenen Szenario-Workshops dazu dienen,
- die je nach Ausbildungs- und Erfahrungshintergrund, Fachfunktion und Rolle im Unternehmen unterschiedlichen Annahmen über wesentliche Einflussfaktoren der künftigen geschäftlichen Entwicklung des Unternehmens und über den strategischen Stellenwert digitaler Innovationen in einem Kreis maßgeblicher, für das jeweilige Gestaltungsfeld repräsentativer Betriebsmitglieder zu erkunden und zu dokumentieren.
- in einem partizipativen Prozess die aus Sicht der jeweiligen Unternehmensbereiche, Geschäftsfelder und Fachfunktionen oft sehr unterschiedlichen Zukunftsprojektionen im Hinblick auf diese als relevant erachteten Einflussfaktoren und auf den Handlungsbedarf in Sachen Digitalisierung nebeneinander zu stellen und Schritt für Schritt zu plausiblen Szenarien der künftigen Entwicklung zusammen zu führen.
- gleichzeitig einen Austausch über die eigenen Einflussmöglichkeiten auf die künftige Entwicklung, über die Anforderungen an den betrieblichen Digitalisierungsprozess (Digitale Agenda) und über die Handlungs- und Gestaltungsmöglichkeiten im Hinblick auf diese Anforderungen (Digitalisierungs-Roadmap) in Gang zu setzen.
Wer macht das?
Erforderlich sind
- oberster Führungskreis,
- Projektpromotoren,
- ein internes oder externes Szenario-Moderatorenteam,
- die für das Szenario-Gestaltungsfeld maßgeblichen betrieblichen Entscheider/Personen,
- die Wissens- und Erfahrungsträger im Hinblick auf die Szenario-Fragestellung (und das Szenario-Gestaltungsfeld), hier also für den betrieblichen Digitalisierungsprozess und seinen strategischen Stellenwert.
Wie macht man das?
Im ersten Schritt sollte im Zusammenwirken des Projektpromotors mit der obersten Leitung und mit dem externen Prozessbegleiter die Szenario-Fragestellung eingegrenzt werden:
- Auf welche Unklarheiten und Problemlagen in Sachen Digitalisierung reagieren wir mit dem Szenario-Workshop?
- Welche Entscheidungen sollen damit vorbereitet beziehungsweise auf den Prüfstand gestellt werden? Was ist unser Gestaltungsfeld?
- Welcher Zeithorizont ist entscheidungsrelevant? Welches Jahr soll im Szenario-Workshop beschrieben werden?
Im zweiten Schritt wird dann der Teilnehmerkreis des Szenario-Workshops definiert:
- Welche für das Gestaltungsfeld maßgeblichen betrieblichen Personen müssen beteiligt sein, um alle für den Digitalisierungsprozess bedeutsamen Aspekte und Handlungs-/Gestaltungsfelder mit in den Blick zu bekommen?
- Welche Wissens- und Erfahrungsträger sollten beteiligt werden, um das Wissen, die unterschiedlichen im Unternehmen vorhandenen Perspektiven und Kompetenzen zur Beantwortung der Szenario-Fragestellung zu nutzen?
Der Szenario-Workshop selbst verläuft dann in acht Schritten:
1. Fragestellung
Präsentation der Szenario-Fragestellung durch die oberste Leitung und das Moderationsteam.
2. Einflussfaktoren sammeln
Sammeln von Einflussfaktoren beispielsweise über eine Kartenabfrage.
3. Einflussfaktoren bewerten
Bewerten der Einflussfaktoren nach
- Wichtigkeit für die Szenario-Fragestellung (unwichtig/wichtig/sehr wichtig),
- eigenen Einflussmöglichkeiten (ist unsere eigene Entscheidung – können wir mit beeinflussen – müssen wir hinnehmen und berücksichtigen),
- empfundener Gewissheit über die künftige Entwicklung (klar abzusehen – eher unklar – völlig ungewiss).
4. Auswahl von Schlüsselfaktoren
Auswahl von Schlüsselfaktoren mit großer Bedeutung, geringem eigenem Einfluss und großer Ungewissheit (dabei Zusammenfassung von stark vernetzten beziehungsweise gekoppelten Einflussfaktoren zu einem übergreifenden „Schlüsselfaktor”).
5. Zukunftsprojektionen
Zukunftsprojektionen (in Kleingruppen):
- Zwei bedeutsame Ausprägungen je ausgewähltem Schlüsselfaktor beschreiben,
- daraus Vier-Felder-Tafeln aufbauen, dabei Konsistenz des kombinierten Auftretens der Ausprägungen prüfen, nicht konsistente Kombinationen ausschließen).
6. Szenarien definieren
Die gestaltungsrelevanten, plausibel erscheinenden Faktorkonstellationen zu Szenarien zusammenfassen.
- Je Szenario in einem Szenarioteam eine Überschrift formulieren, die charakteristischen Aspekte beschreiben und einen kurzen Zeitungsartikel dazu (aus der Gegenwart des Szenario-Jahrs) erfinden und die Szenarien wechselseitig präsentieren.
7. Szenarien würdigen
- Gemeinsame Erkenntnisse und deutlich gewordene Einschätzungs-Unterschiede festhalten.
- Antworten auf die Szenario-Fragestellung und daraus resultierende Anforderungen im Hinblick auf das Szenario-Gestaltungsfeld gemeinsam beschreiben.
- Themenspeicher mit zu vertiefenden Diskussionspunkten und relevanten Meinungsverschiedenheiten, gemeinsam als nötig erkannten Kurskorrekturen und anderen „heißen Themen” anlegen.
8. Weiteres Vorgehen