Selbstaufschreibung

Was ist das?

Die Selbstaufschreibung ist eine Methode zur detaillierten Bestandsaufnahme, bei der die Beteiligten während ihrer täglichen Arbeit Informationen zu vorher festgelegten Ereignissen dokumentieren. Dazu nutzen sie im Vorfeld erstellte Unterlagen oder elektronische Hilfsmittel.

Wesentlicher Vorteil der Selbstaufschreibung im Vergleich zu einer Beobachtung ist die Möglichkeit zur Verallgemeinerung: Während sich Beobachtungen auf Einzelfälle stützen, kann mit einer Selbstaufschreibung eine wesentlich größere Menge an Daten gewonnen werden. Damit sind Aussagen darüber möglich, ob ein Ereignis repräsentativ ist oder ob es sich um einen Einzelfall handelt.

Was soll erreicht werden?

Mit der Selbstaufschreibung soll herausgefunden werden, wann und wie häufig bestimmte Ereignisse stattfinden und welche Konsequenzen diese Ereignisse haben. Dazu tragen die auskunftsfähigen Personen über einen festgelegten Zeitraum die Ereignisse betreffende und beschreibende Daten in ein Formular ein, das im Anschluss ausgewertet wird. Eine Spalte für Freitextkommentare erlaubt den Befragten, weitere Angaben zu Umständen und Auswirkungen des Ereignisses zu machen.

Die Selbstaufschreibung

• trägt zur Zielklärung und damit zur Orientierung in komplexen Prozessen bei,
• hilft dabei, die Schwelle zu senken, Ereignisse zeitnah zu erfassen,
• ist aufwandsarm: Die Erfassung kommt nicht mit der eigentlichen Arbeitsaufgabe in Konflikt,
• ist einfach auszuwerten – insbesondere, wenn sie digital implementiert wird,
• kann mit einer Dokumentenanalyse kombiniert werden. So wird auf weitere, für das Verständnis des Ereignisses wichtige Rahmenbedingungen verwiesen und
• kann einen Whistleblower-Effekt erzeugen. Durch die Anonymität der Freitext-Antworten können wichtige Informationen ans Tageslicht kommen, die dabei helfen, einen problematischen Zustand zu beseitigen.

Ein möglicher Anwendungsfall der Methode ist die Klassifikation von Störungen: Um herauszufinden, ob sich der Aufwand für die Beseitigung wiederholt auftretender Störungen lohnt, ist eine Methodik erforderlich, die ein möglichst umfassendes Bild über die genauen Umstände, Auswirkungen, Häufigkeit, Dauer und zeitliche Lage von Störungen zeichnet.

Wer macht das?

Die Selbstaufschreibung wird von Beschäftigten, die den betrieblichen Ist-Zustand im Rahmen von Projekten erheben und analysieren, geplant, durchgeführt und ausgewertet. Dies sind in der Regel Mitglieder des Kern- oder Projektteams Digitalisierung. Es können jedoch auch Unternehmensexterne, wie im APRODI-Projekt die beteiligten Institute, einbezogen sein. Die Beschäftigten, die im Rahmen der Selbstaufschreibung Informationen erfassen, arbeiten in Unternehmensbereichen oder Prozessschritten, in denen eine Digitalisierungsmaßnahme geplant ist oder in denen Einsatzmöglichkeiten der Digitalisierung untersucht werden.

Wie macht man das?

Vorbereitung

Zunächst muss im Betrieb geklärt werden, welches die Hauptinformationen sind, die erhoben und ausgewertet werden sollen. Je nach Ausgangslage muss der Selbstaufschreibungsbogen unterschiedlich gestaltet werden: Will man nach den Umständen fragen, unter denen Ereignisse auftreten, sollte eine Spalte vorgesehen werden, in die Beschäftigte ihre aktuelle Tätigkeit eintragen können. Geht es um spontan auftretende Störungen an Maschinen und Anlagen, dann sollte der beim Auftreten der Störung durchgeführte Prozessschritt eingetragen werden können. Dabei ist dringend zu beachten, dass die Struktur des Bogens eindeutig ist und keine missverständlichen Formulierungen enthält.

Der Zeitraum für die Selbstaufschreibung sollte so gewählt werden, dass die untersuchten Ereignisse mit einer hohen Wahrscheinlichkeit auch tatsächlich auftreten. Gleichzeitig sollte der Zeitraum nicht zu lange gewählt sein, um den Aufwand für die Mitarbeitenden so gering wie möglich zu halten.

Damit das Vertrauen in das Vorgehen wächst und eine hohe Beteiligung an der Selbstaufschreibung ermöglicht wird, ist eine Informationsveranstaltung für den zu untersuchenden Unternehmensbereich von Vorteil, bei der den Mitarbeitenden Ziele und Methode vorgestellt werden können. Sie haben so Gelegenheit, sich mit den Zielen zu identifizieren („Warum das Ganze?”) und können Fragen stellen, wenn ihnen etwas unklar sein sollte. Die Untersuchenden haben den Vorteil, die Selbstaufschreibungsbögen von ihrer Zielgruppe überprüfen zu lassen und infolgedessen bei Verbesserungsvorschlägen die Bögen anpassen zu können.

Erhebung

Der Stand der eingegangenen Bögen sollte regelmäßig überprüft werden. Zeichnet sich ein sinkender Rücklauf ab, kann man in den untersuchten Bereichen durch Nachfragen gegensteuern: Woran liegt es, dass die Beteiligung abnimmt? Gibt es Unklarheiten? Liegen Hindernisse vor? Ist der Zeitraum ungünstig gewählt?

Während der gesamten Erhebungsphase sollte den Mitarbeitenden eine betriebliche Ansprechperson für Rückfragen zur Verfügung stehen. Das gilt auch, wenn bei der Informationsveranstaltung bereits die Gelegenheit gegeben war, Fragen zu stellen.

Auswertung

Zur Plausibilisierung der gewonnenen Informationen sollte bekannt sein, wie viele Beschäftigte insgesamt mit dem Untersuchungsgegenstand zu tun haben und wie groß im Verhältnis dazu der Anteil der in die Selbstaufschreibung einbezogenen Beschäftigten ist. Nur so kann die Repräsentativität der erhobenen Ereignisse beurteilt werden.

Sobald die Erhebung beendet und eine akzeptable Anzahl an Bögen eingegangen ist, kann das Material ausgewertet werden. Dafür bietet sich bei quantitativen Kategorien an, Summen zu bilden. Qualitative Kategorien, zum Beispiel Freitextbemerkungen und die Beschreibung von Auswirkungen, sollten zu gleichartigen Aussagen zusammengefasst werden.

Wenn zwischen verschiedenen Ereignissen eines auszuwählen ist, das bevorzugt bearbeitet werden soll (zum Beispiel die Störung mit den gravierendsten Auswirkungen), helfen die Summen aus den quantitativen Kategorien, die Ereignisse in eine Rangordnung zu bringen. Im Beispiel aus der Abbildung könnte so das Ereignis identifiziert werden, mit dem der höchste Zeitverlust verbunden ist. Ein Problemlösungsteam kann dieses Ereignis dann einer Ursachenanalyse unterziehen und Gegenmaßnahmen, etwa in Form von Prozessverbesserungen oder digitaler Unterstützung, entwickeln.

Die zusammengetragenen Ergebnisse führen zu Schlussfolgerungen und Vermutungen (in der Form von „Es könnte sein, dass …”). Diese Vermutungen werden im Anschluss gemeinsam mit den betrieblichen Entscheidungsträgern diskutiert. Für die Lösungssuche kann beispielsweise ein Ishikawabeziehungsweise Fischgräten-Diagramm dabei helfen, Fehlerquellen zu identifizieren. So könnte die Selbstaufschreibung darauf hinweisen, dass Softwareabstürze insbesondere dann auftreten, wenn der Nutzer vom Online- in den Offline- Betrieb wechselt. Der Grund dafür kann in der Software selbst liegen (Fehlerquelle „Maschine”) oder in der Art und Weise, wie diese verwendet wird (Fehlerquelle „Methode”). Möglicherweise sind auch zu viele Nutzer gleichzeitig in der Software eingeloggt (Fehlerquelle „Mitwelt”). Eine Sofortmaßnahme könnte sein, die Software nur im Online-Betrieb zu verwenden. Langfristig würde eine Anfrage an den Support zur Ursachenuntersuchung zu einer dauerhaften Lösung führen.