Soziotechnische Bestandsaufnahme

Was ist das?

Der Grundgedanke soziotechnischer Gestaltungsansätze ist, dass technische, organisatorische und auf Mitarbeitende bezogene Aspekte bei der Arbeitssystemgestaltung jeweils ihren eigenen Stellenwert haben und deshalb gleichermaßen zu berücksichtigen sind. Die soziotechnische Bestandsaufnahme zu Beginn einer Digitalisierungsmaßnahme dient dazu, die Ausgangssituation im Betrieb hinsichtlich aller drei Aspekte aufzunehmen und zu beschreiben. Eine vollständige Bestandsaufnahme findet meist nicht statt. Stattdessen werden häufig einzelne Elemente oder Fragmente genutzt, beispielsweise aus Projektegalerie, Wissenslandkarte IT-Landschaft oder Wertstrom-Prozesslandkarte.

Was soll erreicht werden?

Mithilfe der soziotechnischen Bestandsaufnahme werden Grundinformationen zur Ist-Situation erfasst, die für die Gestaltung einer aufgaben- und situationsangemessenen Digitalisierungslösung relevant sind. Sie dient der Orientierung des beauftragten Teams und trägt dazu bei, dass im Digitalisierungsprozess von Anfang an realistische Ziele verfolgt werden können. Unter Berücksichtigung dieser Informationen kann das Digitalisierungsteam in Abstimmung mit den relevanten Personen eine Lösung entwickeln, die praxistauglich ist und die Akzeptanz der Anwender hat. Die vorhandenen technischen Arbeitsmittel und IT-Systeme sowie die Rahmenbedingungen für deren Anwendung, Erhalt und Entwicklung werden dabei im Gestaltungsprozess ebenso berücksichtigt wie die Kompetenzen und die Ideen der Beschäftigten. Informationen hierzu und Erfahrungen aus früheren Digitalisierungsprozessen werden erfragt und gesammelt.

Wer macht das?

Die Bestandsaufnahme wird in der Regel von Mitgliedern des Digitalisierungsteams oder gegebenenfalls mit externer Unterstützung durchgeführt und dokumentiert.

Wie macht man das?

Im Rahmen der soziotechnischen Bestandsaufnahme sind Gespräche mit Beschäftigten aller am Digitalisierungsprojekt beteiligten Bereiche erforderlich. Dabei sind Informationen aus allen Hierarchieebenen von Interesse. Grundsätzlich können viele der beschriebenen Methoden – wie beispielsweise Beobachtungsmethoden oder Team-Workshops zur Bestandsaufnahme oder Erfahrungsträger-Workshops – zur Anwendung kommen. Aus den folgenden Fragen gehen wesentliche Inhalte hervor, die im Rahmen einer soziotechnischen Bestandsaufnahme erfasst werden können. Die Fragen sind weder vollständig noch in allen Anwendungsumgebungen immer sinnvoll anwendbar. Der genaue Untersuchungsumfang muss jeweils betriebsspezifisch festgelegt werden.

1. IT-Strategie und -Praxis
1. Welche IT-Rahmenregelungen gibt es im Unternehmen? Gibt es eine ausformulierte eigene IT-Strategie als Teil einer Gesamtstrategie im Großunternehmen? Welche der unternehmensweiten Regelungen sind im Alltag relevant für den untersuchten Bereich/die untersuchte Aufgabe?
2. Zuständigkeiten/Verantwortung: Wer entscheidet über Investitionen oder sorgt für Beschaffung bei Digitalisierungs-/IT-Prozessen? Gibt es dafür besondere Gremien? Ist dafür ein Manager verantwortlich? Was darf lokal/im Arbeitsbereich entschieden werden, was entscheidet die Unternehmenszentrale oder was geben Kunden vor?
3. Einschätzung zur Bedeutung der Digitalisierungsmaßnahme für den betroffenen Bereich: Was hilft, was behindert den Prozess? Welche aktuellen Entwicklungen und Wünsche sind zu berücksichtigen?

2. IT-Organisation für den betroffenen Bereich/die betroffene Aufgabe?
1. Was sind die wichtigsten IT- oder Kommunikationssysteme im aktuellen Betrieb? Welche Aufgaben werden unterstützt? Wann wurden die Systeme eingeführt beziehungsweise weiterentwickelt? Es gilt Dauer, Aufwand und Kosten abzuschätzen.
2. Einbindung in die Gesamt-IT: Funktioniert der Datenaustausch? Wo gibt es kritische Schnittstellen oder problematische Medienbrüche?
3. Wer und wie viele Leute arbeiten damit? Mit welcher Kompetenz und Befugnis sind sie ausgestattet, zum Beispiel lokale Administration?
4. Wer ist mittelbar betroffen? Dies ist die Frage nach den Änderungen in den Abläufen, die mit der Einführung verbunden sind: Wo gibt es Reibungsverluste/ Konfliktlinien/Terminüberschreitungen? Welche Lösungen gibt es bisher?
5. Wer pflegt und repariert das System? Wer hilft bei Problemen? Gib es akut spezifische Probleme, zum Beispiel mit der Verfügbarkeit, der Datensicherheit, dem Backup etc.? Wie gestaltet sich die Kooperation mit (unternehmens-)externen Dienstleistern?
6. Welche Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen der bisherigen IT-Organisation sind vorhanden (SWOT-Analyse) und zusätzlich: Was sollte unbedingt erhalten werden? Was soll zukünftig anders werden? Woran würden die Beteiligten/Betroffenen merken, dass es besser wird?

3. Systementwicklung und -einführung bisher
1. Wer ist für die Systementwicklung bisher verantwortlich, zum Beispiel Projektleitung „hauptamtlich” oder „nebenbei”/„add on”?
2. Gibt es ein übliches/projektförmiges Vorgehen bei der Einführung von IT-Systemen? Welche Regeln oder Standards müssen dafür beachtet werden?
3. Wer war bei den bisherigen Digitalisierungsmaßnahmen/-projekten zu welcher Zeit/in welchem Umfang an Entwurf/Auslegung und an der Umsetzung beteiligt? Wie wurde der Betriebsrat informiert und beteiligt? War das zielführend, wer fehlte?
4. Waren die Information, die Qualifizierung und die Einweisung der Nutzer integrierte Bestandteile der Systemeinführung?
5. War das Budget ausreichend?
6. Wurden bisherige Systemeinführungen als Erfolge verstanden? Läuft das System wie intendiert? Wurde etwas dadurch besser? Gab es in der Vergangenheit nennenswerte Misserfolge/ offene Baustellen? Was sind die vermuteten Gründe dafür? Was darf nach diesen Erfahrungen nicht mehr passieren?
7. Gibt es schon Ansätze zur Verbesserung/Weiterentwicklung der bisherigen Praxis? Wurden „Lessons Learned” aufgenommen?

4. Projekte-Landkarte „Digitalisierung”
1. Welche anderen laufenden Digitalisierungsprojekte gibt es gleichzeitig/parallel? Wie ist die Kapazitätsbindung von kritischem Personal (Kompetenz, Verfügbarkeit, Ressourcenkonflikte/ absehbare Engpässe)?
2. Gibt es geplante beziehungsweise angestoßene weitere Digitalisierungsschritte im Bereich/ Unternehmen?
3. Wer treibt diese Entwicklung maßgeblich (Bereiche, Management)?