Die Begehung ist eine Beobachtungsmethode, die sich an das Lean-Management-Tool Gemba-Walk anlehnt. Die Beobachtenden begehen den Betrieb oder ausgewählte Bereiche und sammeln konkrete Informationen und Eindrücke sowie Wissen an jenen Orten, an denen die tatsächliche Arbeit stattfindet (der japanische Begriff gemba bedeutet übersetzt „der eigentliche Ort”). Dabei sind sie im Austausch mit den Beschäftigten.
Der Zweck von Begehungen besteht darin, einen Betrieb oder Betriebsteile praxis-, prozess- und wertschöpfungsorientiert kennenzulernen. Prozessschritte, Arbeitsaufgaben und etwaige Probleme müssen nicht abstrakt besprochen werden, sondern werden am Ort des Geschehens selbst sichtbar und (be)greifbar.
Ziel ist es, die Ausgangssituation in den Beobachtungsbereichen sowie Verbesserungspotenziale und Lösungsmöglichkeiten zu erkunden. Gemeinsam mit den Beschäftigten sollen Gründe für mögliche Probleme beziehungsweise Ansatzpunkte zur Verbesserung unter anderem zu vorbereiteten Fragen ermittelt werden. Mitarbeitende und Verantwortliche vermitteln ihr Expertenwissen und aufschlussreiche Informationen aus erster Hand — auch über mögliche Verbesserungspotenziale.
Im Vorfeld sollten Beobachtende und Bereichsverantwortliche zunächst eine Checkliste mit relevanten Fragestellungen erarbeiten, die während der Begehung systematisch zur Orientierung genutzt und gezielt beantwortet werden. Dabei können auch bestimmte Beobachtungsgegenstände und -schwerpunkte definiert werden, wie beispielsweise die eingesetzten IT-Systeme oder Medienbrüche. Beobachtungsbereich und Lösungsraum lassen sich eventuell auch durch vorangegangene Beobachtungsinterviews und Erfahrungsträger-Workshops sinnvoll eingrenzen oder fokussieren. Anschließend sollten die Beobachtenden mit den Verantwortlichen der Beobachtungsbereiche eine passende Begehungsroute und die personelle Besetzung der Begehung abstimmen. Eine geeignete Prämisse zur Routenfestlegung kann sein, dem Wertstrom zu folgen.
Unmittelbar nach der Begehung geben die Beobachtenden in einem Follow-up-Meeting ein erstes Feedback. An dieser Sitzung nehmen neben den Beobachtenden und Fachleuten aus der Begehung selbst auch weitere Unternehmensverantwortliche teil, die nicht in die Begehung einbezogen waren. Dieses Treffen dient einer ersten Rückmeldung und bietet die Möglichkeit, eventuelle Verständnisfragen der Beobachtenden zu beantworten.
Danach werden die gewonnenen Eindrücke und Notizen ausgewertet und dokumentiert. Darauf basierende Verbesserungsvorschläge stellen die Beobachtenden in einem sich anschließenden Workshop zur Diskussion. Daraus können sich — je nach Umfang und Komplexität des Beobachtungsbereichs oder Beobachtungsgegenstands — Projektteams bilden, in denen die Vorschläge weiterbearbeitet werden.
Empfehlungen
Ein wichtiges Grundprinzip ist es, den Beschäftigten zuzuhören und das Gesagte nicht ad hoc zu bewerten. Eindrücke und Erfahrungen sollten schriftlich festgehalten werden. Während der Begehung stehen die Prozesse im Mittelpunkt des Interesses. Es kann wichtig sein, allen Beteiligten zu verdeutlichen, dass es definitiv nicht um eine Beobachtung und Verhaltensbeurteilung der Beschäftigten geht.
Um unterschiedliche Eindrücke von der Situation zu erfassen, können mehrere beobachtende Personen die Begehung durchführen und dabei auch von mehreren Mitarbeitenden des Betriebes begleitet werden. Das gemeinsame Erleben der Situation und der Austausch darüber können die Wahrnehmung von Zusammenhängen und das Problembewusstsein schärfen. Der wesentliche Erfolgsfaktor für den Erkenntnisgewinn besteht in der Mischung von unbefangenen Beobachtenden, die sich von ihrer Neugier auf die betriebliche Situation leiten lassen, und qualifizierten „Internen”, die sich in „ihrer” Materie auskennen.