Template Entscheidungsvorbereitung für Projektaufträge und Meilenstein-Maßnahmen

Was ist das?

Das Template zur Entscheidungsvorbereitung wird im Zuge der Auftragsklärung für betriebliche Digitalisierungsvorhaben und für die im weiteren Verlauf zu treffenden Meilensteinentscheidungen eingesetzt. Es entspricht einem einfachen, einheitlichen Mindeststandard (OnePager), ohne den idealerweise weder die Beauftragung eines Digitalisierungsvorhabens noch eine Meilenstein-Entscheidung über Maßnahmen erfolgen sollte.

• Auf welche Ausgangssituation/welchen Sachverhalt reagieren wir mit dem Vorhaben/der Maßnahme?
• Welcher Problemdruck/welche Soll-Ist-Differenz steht hinter dem Vorhaben/der Maßnahme?
• Welches Ziel soll mit dem Vorhaben/der Maßnahme verfolgt/erreicht werden?
• Welche Lösungswege wurden geprüft? Welche Vorteile/Chancen und welche Nachteile/Risiken wurden identifiziert?
• Welche Entscheidung empfiehlt das zuständige Vorbereitungsteam?

Was soll erreicht werden?

Als „stabil-flexibler Standard” soll das Formblatt dazu genutzt werden,

• dass Entscheidungen nicht aus der Situation und „aus dem Bauch heraus” getroffen werden, sondern mit einer sorgfältigen Vorbereitung unter Einbeziehung von denen, die es angeht und die aufgrund ihrer betrieblichen Aufgabe, Funktion oder Rolle dazu beitragen können,
• dass den „operativen” Projektteammitgliedern die systematische und transparente Vorab-Aufbereitung von anstehenden Entscheidungen nach und nach „in Fleisch und Blut übergeht”.
• dass für alle zu treffenden Einzelentscheidungen über Aufträge und Meilensteininhalte im Hinblick auf Digitalisierungsvorhaben eine durchgängige Standardbeschreibung zur Verfügung steht, die für Vergleichbarkeit sorgt und den Gesamtüberblick erleichtert.

Wer macht das?

• Bei neuen Digitalisierungsvorhaben: die Initiatoren mit situationsangemessener Vorab- Information, Partizipation und fachlicher Unterstützung.
• Bei Meilensteinentscheidungen im Digitalisierungsprozess das jeweils zuständige/beauftragte Projektteam zusammen mit denen, die es jeweils angeht.

Wie macht man das?

Der oben beschriebene Template-Inhalt sollte

• in einem allgemein bekannten, für die jeweiligen Vorbereitungsteams frei zugänglichen und in einem geschützten Raum bearbeitbaren Template-Format verfügbar gemacht und
• mit allen, die es angeht, also sowohl mit den späteren „Entscheidern” als auch mit denen, die zur Entscheidungsvorbereitung beitragen sollen, im Entwurf eingehend besprochen und dann im Konsens als künftiger Mindeststandard verabschiedet werden.