Auf der Grundlage eines auf Führungsebene formulierten Zielbildes und strategischer Fokussierung auf konkrete Lösungsperspektiven folgt die Planung der Maßnahmen, die umgesetzt werden sollen. Dazu werden konkrete Aktivitäten beschrieben. Ein Maßnahmenplan ist eine Art To-do- Liste, die festlegt welche Aktivitäten wann, in welcher Reihenfolge, mit welchem Aufwand, von wem, bis wann und unter welchen Prämissen ausgeführt werden. Praktisch bedeutet das: Ärmel hoch!
Mit Hilfe der Maßnahmenplanung sollen Aufgaben eindeutig beschrieben und abgestimmt werden. Darüber hinaus sollen ihnen klare Termine und Verantwortliche zugeordnet werden.
Teilnehmende an einem Workshop-Teil, beispielsweise einem Fokusentscheid, und die Moderatoren der Veranstaltung.
Ein Maßnahmenplan kann im besten Falle direkt im Anschluss an einen Workshop gemeinsam erarbeitet werden. Müssen für die Umsetzung weitere Beschäftigte eingebunden werden, empfiehlt es sich, den Maßnahmenplan mit diesen Personen in einem weiteren Meeting zu besprechen, um die Umsetzung zu diskutieren. Die Workshop-Moderation greift dabei nicht in die operative Maßnahmenplanung ein, sondern unterstützt die Teilnehmenden dabei, die Diskussion zu strukturieren, um letztendlich konkrete und kompakte Maßnahmen zu formulieren.
Insbesondere bei vielen festgelegten Maßnahmen kann deren Kategorisierung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower-Prinzip) hilfreich sein, um erste Prioritäten zu identifizieren. Dazu werden die Aktivitäten in eine Vierfelder-Matrix nach wichtig oder weniger wichtig sowie nach dringend oder weniger dringend einsortiert. Im Anschluss lassen sich auch die Zuständigkeiten (Abteilungen, Personen) festlegen. Eine erste Einschätzung, mit welchem Aufwand gerechnet wird, findet statt.
Daraus kann eine übersichtliche Darstellung der Zeitschiene mit Meilensteinen für die Umsetzung der Aktivitäten abgeleitet werden. Um den Grad der Verbindlichkeit noch weiter zu erhöhen, wird ein regelmäßiges Reporting vereinbart, das es den Beschäftigten ermöglicht, den Fortschritt oder neue Herausforderungen bei der Umsetzung der Maßnahme weiterzugeben.
Empfehlungen
In der praktischen Durchführung zeigt sich, dass der Workshop-Aufbau elementar wichtig ist und gut durchdacht sein sollte. Nur so kann es gelingen, dass am Ende konkrete Ergebnisse formuliert und Zuständigkeiten und Zeitpläne erarbeitet werden. So sollten zu Beginn die Arbeitsbereiche genau abgegrenzt werden, um die richtigen Themen festzulegen. Es sollte darauf geachtet werden, dass lediglich realistische Maßnahmen aufgenommen werden. Außerdem ist es wichtig, jede einzelne Maßnahme ausreichend und möglichst konkret zu beschreiben, um die Nachvollziehbarkeit und das Verständnis sicherzustellen.
Die Reflexion aller Maßnahmen mit allen Teilnehmenden sollte möglichst zeitnah (spätestens sieben Tage nach einem Workshop) erfolgen, damit die Ergebnisse noch präsent sind und mit der Umsetzung direkt begonnen werden kann. Dazu eignen sich insbesondere Fotoprotokolle, Mindmaps oder eine individuelle schriftliche Dokumentation. Die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit für die Adressaten sollten dabei stets im Vordergrund stehen. Außerdem gibt es die Möglichkeit zum Feedback.