Fokusentscheid

Was ist das?

Der Fokusentscheid ist ein erfolgskritischer Meilenstein bei der arbeits- und prozessorientierten Gestaltung der Digitalisierung in Industrieunternehmen. Dabei beschließt der Steuerkreis beziehungsweise der maßgebliche Auftraggeber- und Entscheiderkreis für das Digitalisierungsvorhaben in Kenntnis der erarbeiteten Ist-Situation und des gemeinsamen Zielbildes verbindlich die nächsten Schritte sowie die Bereitstellung und Einbringung der dafür notwendigen Ressourcen. Der Fokusentscheid steht am Übergang von der Orientierung (Wo stehen wir? Wo wollen wir hin? Was ist das Ziel?) zur Fokussierung und Realisierung (Packen wir es an!). Im Vordergrund stehen dabei zwei eng miteinander verknüpfte Fragen: Was ist konkret als Nächstes zu tun? Wie mobilisieren wir die dafür notwendige Energie?

Was soll erreicht werden?

Eine der zentralen Herausforderungen im Zusammenhang mit einer arbeits- und prozessorientierten Gestaltung der Digitalisierung in Industrieunternehmen ist die Tatsache, dass sie von einer gegebenen IT-Infrastruktur und einer großen Zahl von zum Teil bereits seit etlichen Jahren genutzten IT-Anwendungen auszugehen hat. Hinzu kommt, dass die neuen technischen Möglichkeiten der verstärkten Nutzung von mobilen Anwendungen, webbasierter digitaler Vernetzung und „Cyberphysical Systems” in Verbindung mit dem „Industrial Internet of Things” eine selbst von einschlägigen Spezialisten kaum noch zu überschauende Fülle von neuen Optionen zur Produkt- und Prozessgestaltung und damit zu einem wesentlichen Element der Unternehmens- und Standortstrategie eröffnet.

Mit anderen Worten: Eine sorgfältige Bestandaufnahme zur technischen und soziotechnischen Ausgangslage im Unternehmen und am Standort, zu den für die eigene „Digitale Agenda” relevanten strategischen Optionen und zu den aus der Logik der unterschiedlichen Geschäfts- und Funktionsbereiche bereits laufenden „Digitalen Innovationen” ist geboten (siehe „Standortbestimmung im Führungskreis”). Und bereits dabei ist eine Unterschiedlichkeit der Erfahrungshintergründe, der fachlichen Sichtweisen und der Interessenlagen zu erwarten. Umso wichtiger ist die Entwicklung eines gemeinsamen Zielbilds für den Digitalisierungsprozess (siehe „Zielbildfindung auf Führungsebene”) als Bezugsrahmen für die nach entsprechender Entscheidungsvorbereitung unweigerlich zu treffenden Einzelentscheidungen über Inhalt, Umfang, Abfolge, Priorisierung und „Orchestrierung” der einzelnen „digitalen Innovationen”. Hinzu kommt, dass die bestehenden Prozesse und Strukturen im Wertschöpfungsnetzwerk in vielen Fällen aus Sicht der betrieblichen Vor-Ort-Experten keineswegs in einem „digitalisierungsreifen” Zustand sind. Also wird die Bestandsaufnahme der Ausgangslage mitunter dazu führen, dass ein bunter Strauß von „Aufräumarbeiten”, Umstrukturierungen und Prozessoptimierungen erforderlich erscheint, bevor die Digitalisierungsmaßnahmen gestartet werden können. Gleichzeitig gehört es zu den Praxiserfahrungen aus APRODI, dass es mit einer gewissen Regelmäßigkeit zu Ziel- und Ressourcenkonflikten rund um die Digitalisierungsaktivitäten kommt – und zwar sowohl im Verhältnis zum „Tagesgeschäft” als auch zwischen den einzelnen „Digital Innovations”.

An dieser Stelle wird Fokussierung zum kritischen Erfolgsfaktor: Nach der für die Orientierungsphase typischen Öffnung für die unterschiedlichen Perspektiven auf den Ist-Zustand und die Fülle der sich bietenden Möglichkeiten geht es im Fokusentscheid darum, die zur Ausgangssituation und zum Zielbild passenden Maßnahmen zu identifizieren und zu priorisieren, mit denen die „Digitale Agenda” im Unternehmen/am Standort in der jetzt anstehenden Etappe der „Digital Roadmap” erfolgreich angegangen werden kann.

Wer macht das?

Der Fokusentscheid wird von projektverantwortlichen Mitgliedern des Kern- oder Projektteams in Abstimmung mit allen betrieblichen Gremien geplant, durchgeführt und dokumentiert. Es können auch Unternehmensexterne – wie im APRODI-Projekt Forschende aus den beteiligten Instituten – einbezogen sein. Teilnehmende sind die Mitglieder des obersten Führungskreises und des Führungskreises im zu gestaltenden Bereich.

Wie macht man das?

Der Fokusentscheid ist eine nicht delegierbare Führungsaufgabe. „Management Attention” gehört nämlich nach den APRODI-Erfahrungen zu den kritischen Erfolgsfaktoren einer arbeits- und prozessorientierten Digitalisierung. Gleichzeitig ist die frühzeitige Information und Einbeziehung der relevanten Anspruchsgruppen ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor. Deshalb kann es hilfreich sein, den Fokusentscheid zweistufig zu organisieren: Im ersten Teil werden im Kreis des Projektteams und der Vor-Ort-Erfahrungsträger die zu treffenden Entscheidungen systematisch vorbereitet. Und im zweiten Teil, nach entsprechendem Briefing der zuständigen „Entscheider”, steht dann der eigentliche Fokusentscheid durch das Führungsteam im zu gestaltenden Bereich und - für die Digitale Roadmap insgesamt – durch den obersten Führungskreis am Standort beziehungsweise im Unternehmen auf der Agenda.

Typische Schritte auf dem Weg zum Fokusentscheid sind:

• Zusammenfassung und maßnahmenorientierte Aufarbeitung der Erkenntnisse aus der Standortbestimmung.
• Bezugnahme auf das im Führungskreis gemeinsam definierte Zielbild.
• Identifizieren der Handlungsfelder auf dem Weg von der Ist-Situation zum angestrebten Ziel-Zustand.
• Gesamtbild der aussichtsreichen Maßnahmen in den unterschiedlichen Handlungsfeldern.
• Auswahl der aus Sicht des Führungskreises stimmigsten, wichtigsten und dringlichsten Maßnahmen im jeweiligen Handlungsfeld.
• Kräftefeldanalyse: Mit welchen hinderlichen Faktoren müssen wir rechnen? Welche förderlichen Faktoren wären zu aktivieren?
• „Digital Roadmap”: Welche Etappen sind aus heutiger Sicht auf dem Weg zum Zielbild zu absolvieren? Wann ist es Zeit für ein Vernetzungsforum? Wann sollten wir eine erste Zwischenbilanz ziehen?

Um einen fundierten Fokusentscheid vorzubereiten, können unter anderem die untenstehenden Methoden und Verfahren zum Einsatz kommen:

• soziotechnische Bestandsaufnahme
• Wissenslandkarte IT-Landschaft
• SWOT-Analyse
• Wertstrom-Prozesslandkarte (im Idealfall mit Unterstützungsprozessen und für das Wertschöpfungsnetzwerk)
• Projektegalerie zu bereits laufenden und anstehenden Projekten im Themenbereich „IT-Infrastruktur, Digital Innovations und Arbeit 4.0”
• Digitale Agenda (lebendes Dokument)
• Übersicht Handlungsfelder
• User-Stories „Digital Innovations”
• Digitalisierungs-Roadmap
• Template zur Entscheidungsvorbereitung für die einzelnen Maßnahmen

Es müssen jedoch nicht alle Tools genutzt werden. Für die Standortbestimmung im Führungskreis ist es entscheidend, einen möglichst breiten Überblick zu gewinnen, um nichts zu übersehen. Mit dem Fokusentscheid werden die möglichen Handlungsoptionen dann bewusst und gezielt wieder eingegrenzt und priorisiert.